Nuovi obblighi per lo smart working, informativa annuale sui rischi, sanzioni e verifiche periodiche delle piattaforme di lavoro

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Con la Legge 11 marzo 2026, n. 34 – Legge annuale sulle piccole e medie imprese – il legislatore è intervenuto direttamente sul Testo Unico in materia di salute e sicurezza sul lavoro introducendo novità che interessano sia le aziende che utilizzano modalità di lavoro agile, sia la gestione delle verifiche di determinate attrezzature di lavoro.

La legge è stata pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 68 del 23 marzo 2026 ed è entrata in vigore il 7 aprile 2026. Particolarmente rilevanti, sotto il profilo della sicurezza sul lavoro, sono gli articoli 11 e 12, che modificano rispettivamente la disciplina delle prestazioni in modalità agile e l’Allegato VII del D.Lgs. 81/2008 relativo alle verifiche periodiche delle attrezzature.

Smart working: la sicurezza non termina fuori dai locali aziendali

Uno degli aspetti più interessanti della riforma riguarda il lavoro svolto in luoghi che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro.

L’articolo 11 della Legge n. 34/2026 introduce nell’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008 il nuovo comma 7-bis. La disposizione stabilisce che, per l’attività lavorativa prestata in modalità agile fuori dagli ambienti direttamente controllati dall’azienda, il datore di lavoro assolve gli obblighi di sicurezza compatibili con tale modalità attraverso la consegna di una specifica informativa scritta al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.

L’informativa deve essere consegnata con periodicità almeno annuale e deve individuare sia i rischi generali sia quelli specifici collegati alle concrete modalità di svolgimento della prestazione lavorativa. La norma richiama espressamente anche l’attenzione sui rischi connessi all’impiego dei videoterminali.

Un obbligo già conosciuto, ma ora inserito direttamente nel D.Lgs. 81/2008

L’informativa annuale non rappresenta un concetto completamente nuovo. L’articolo 22 della Legge 22 maggio 2017, n. 81, che disciplina il lavoro agile, prevedeva già che il datore di lavoro garantisse la salute e sicurezza dello smart worker attraverso la consegna almeno annuale al lavoratore e all’RLS di un’informativa sui rischi generali e specifici.

La novità del 2026 è però particolarmente significativa perché tale principio viene ora integrato direttamente nel Testo Unico sulla sicurezza, accompagnandolo inoltre a uno specifico apparato sanzionatorio. Si rafforza quindi il messaggio secondo cui lo smart working non costituisce una zona nella quale gli obblighi prevenzionistici vengono meno.

Cambia il luogo di esecuzione della prestazione, ma non viene meno la necessità di organizzare la prevenzione.

Cosa dovrebbe contenere l’informativa sul lavoro agile?

L’informativa non dovrebbe trasformarsi in un documento puramente formale, standardizzato e identico per qualsiasi organizzazione. Per essere realmente efficace deve essere costruita tenendo conto delle mansioni svolte, delle attrezzature utilizzate, delle modalità organizzative previste e delle caratteristiche della prestazione.

• utilizzo prolungato dei videoterminali e affaticamento visivo;
• postura, ergonomia e caratteristiche della postazione di lavoro;
• illuminazione e condizioni microclimatiche dell’ambiente;
• rischio elettrico e corretto impiego di computer, alimentatori e altre attrezzature;
• scelta di ambienti idonei allo svolgimento della prestazione;
• pause, organizzazione dei tempi di lavoro e alternanza delle attività;
• aspetti organizzativi e rischi collegati all’isolamento del lavoratore;
• indicazioni comportamentali per riconoscere e non utilizzare una postazione non idonea.

Videoterminali: una precisazione importante della nuova norma

Il riferimento espresso ai videoterminali inserito nel nuovo comma 7-bis non è casuale. Nello smart working il computer rappresenta nella maggior parte dei casi lo strumento principale di lavoro. Una postazione domestica o occasionale non correttamente organizzata può favorire nel tempo problemi collegati alla postura, all’affaticamento muscolo-scheletrico e all’affaticamento visivo.

La prevenzione non può quindi limitarsi alla semplice consegna di un notebook. Occorre valutare anche come viene utilizzato, per quanto tempo e in quali condizioni.

Il D.Lgs. 81/2008 contiene già nel Titolo VII specifiche disposizioni sul lavoro al videoterminale. La nuova formulazione rafforza la necessità di considerare tali aspetti anche quando la prestazione viene effettuata al di fuori della sede aziendale.

Anche il lavoratore deve cooperare alla sicurezza

La normativa mantiene un principio fondamentale: la sicurezza del lavoro agile richiede anche la partecipazione attiva del lavoratore. Il nuovo comma 7-bis conferma il suo obbligo di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per affrontare i rischi collegati alla prestazione effettuata all’esterno dei locali aziendali.

Il lavoratore deve pertanto attenersi alle indicazioni ricevute, utilizzare correttamente le attrezzature e scegliere ambienti compatibili con lo svolgimento sicuro dell’attività. Si tratta quindi di un modello di prevenzione nel quale datore di lavoro e lavoratore hanno responsabilità differenti, ma devono cooperare.

L’informativa sostituisce il DVR?

Il lavoro agile costituisce una modalità organizzativa della prestazione e deve essere coerentemente considerato all’interno del sistema di prevenzione dell’impresa. Il datore di lavoro, con il supporto del RSPP e delle altre figure della prevenzione, deve quindi verificare se la propria valutazione dei rischi sia coerente con le effettive modalità di lavoro presenti nell’organizzazione.

In altre parole, non è sufficiente predisporre un documento una volta all’anno: occorre creare un collegamento concreto tra DVR, organizzazione dello smart working, informazione dei lavoratori e misure di prevenzione adottate.

Mancata informativa: previste sanzioni penali

La Legge n. 34/2026 interviene anche sull’articolo 55 del D.Lgs. 81/2008, inserendo espressamente la violazione del nuovo obbligo informativo tra quelle sanzionate.

Questo elemento assume particolare importanza perché trasforma quello che potrebbe essere considerato da alcune organizzazioni un semplice adempimento documentale in un obbligo la cui omissione può avere conseguenze rilevanti. È quindi opportuno che le aziende verifichino non soltanto l’esistenza dell’informativa, ma anche la sua effettiva consegna al lavoratore e all’RLS e il suo aggiornamento almeno annuale.

Novità anche per le verifiche periodiche delle attrezzature

La Legge annuale sulle PMI interviene anche sull’Allegato VII del D.Lgs. 81/2008. L’articolo 12 introduce infatti una nuova voce relativa alle “Piattaforme di lavoro mobili elevabili e piattaforme di lavoro fuori strada per operazioni in frutteto”, assoggettate a verifica triennale.

Anche in questo caso le aziende interessate dovranno verificare attentamente la classificazione delle proprie attrezzature, la documentazione disponibile e la programmazione delle verifiche previste dalla normativa. L’obbligo si inserisce nel più ampio sistema dell’articolo 71 del D.Lgs. 81/2008, che richiede al datore di lavoro di garantire nel tempo adeguate condizioni di conservazione ed efficienza delle attrezzature utilizzate.

Cosa dovrebbero fare le aziende?

• Individuare tutti i lavoratori che effettuano attività in modalità agile.
• Verificare la presenza e l’aggiornamento dell’informativa sui rischi.
• Assicurarsi che l’informativa venga consegnata anche all’RLS.
• Integrare concretamente la gestione dello smart working nel sistema aziendale di valutazione e prevenzione dei rischi.
• Approfondire i rischi legati a videoterminali, ergonomia, organizzazione della postazione e utilizzo delle attrezzature.
• Conservare evidenza della consegna e degli aggiornamenti effettuati.
• Verificare il censimento delle attrezzature aziendali soggette alle verifiche dell’Allegato VII e la relativa periodicità.

Smart working e sicurezza: non basta una firma su un documento

La vera sfida posta dalla normativa non è produrre un ulteriore modulo da consegnare al dipendente. È comprendere che il progressivo cambiamento dell’organizzazione del lavoro richiede anche una evoluzione della valutazione dei rischi.

Le tradizionali barriere fisiche dell’azienda sono sempre meno rappresentative dell’effettivo luogo nel quale viene svolta l’attività lavorativa. Computer portatili, collegamenti da remoto e modelli di lavoro ibrido rendono necessario sviluppare sistemi di prevenzione capaci di seguire il lavoratore anche quando opera fuori dalla sede.

La Legge n. 34/2026 rafforza questo principio inserendo esplicitamente il lavoro agile all’interno del D.Lgs. 81/2008. Per le imprese significa avere un motivo in più per verificare che DVR, procedure, informazione, formazione e organizzazione del lavoro siano realmente coerenti tra loro.

Casini Service: supporto alle aziende nella gestione della sicurezza

Casini Service – Training & Consulting supporta aziende e organizzazioni nell’aggiornamento e nella gestione dei sistemi di salute e sicurezza sul lavoro, attraverso valutazione dei rischi, aggiornamento del DVR, consulenza, formazione e predisposizione della documentazione necessaria.

Anche l’introduzione o la gestione dello smart working deve essere accompagnata da una corretta analisi preventiva: trasformare gli obblighi normativi in procedure semplici, concrete e applicabili rappresenta uno degli strumenti più efficaci per tutelare lavoratori e organizzazioni.