La progettazione organizzativa – una sinergia tra le aeree
Studio Jonata Casini - Traning & Consulting

Strumenti e indicazioni per le aziende

11 Settembre 2020

La progettazione organizzativa – una sinergia tra le aeree

Con la progettazione organizzativa si fa riferimento a una metodologia che identifica gli aspetti disfunzionali del flusso di lavoro, delle procedure, delle strutture e dei sistemi, li riallinea per adattarsi alle attuali realtà/obiettivi aziendali per sviluppare piani di implementazione di nuovi cambiamenti, con miglioramento sia del lato tecnico che del lato delle persone dell’azienda. Tale processo porta a una progettazione dell’organizzazione più efficace, a risultati significativamente migliorati (redditività, servizio clienti, operazioni interne) e a una responsabilizzazione dei dipendenti. Il segno distintivo del processo di progettazione presente è un approccio completo e olistico al miglioramento organizzativo che tocca gli aspetti della vita organizzativa, per poter ottenere: servizio agli utenti eccellente, aumento della redditività, riduzione dei costi operativi, miglioramento dell’efficienza, una cultura di dipendenti impegnati, una strategia chiara per gestire e far crescere il business.

Un’organizzazione ben progettata assicura che la forma dell’organizzazione corrisponda al suo scopo/strategia, soddisfi le sfide poste dalle realtà aziendali e aumenti significativamente la probabilità che gli sforzi collettivi delle persone abbiano successo. Man mano che le aziende crescono e le sfide nell’ambiente esterno diventano più complesse, i processi, le strutture e i sistemi aziendali che un tempo lavoravano diventano ostacoli all’efficienza, al servizio clienti, al morale dei dipendenti e alla redditività finanziaria. Le organizzazioni che non si rinnovano periodicamente soffrono di sintomi quali: flusso di lavoro inefficiente con guasti e passaggi non a valore aggiunto, esuberi nello sforzo (“non abbiamo tempo per fare le cose per bene, ma abbiamo il tempo di farle sopra”), lavoro frammentato con poca considerazione per il bene dell’insieme, mancanza di conoscenza e attenzione al cliente, mancanza di proprietà (“non è il mio lavoro”), ritardi nel processo decisionale, sfiducia tra i lavoratori e la direzione.

La pianificazione è la funzione di gestione che comporta la definizione degli obiettivi e la scelta di come raggiungerli al meglio, la definizione degli obiettivi e lo sviluppo di piani aiutano l’organizzazione a muoversi in una direzione mirata mentre opera in modo efficiente ed efficace. La pianificazione a lungo raggio è essenzialmente la stessa della pianificazione strategica; entrambi i processi valutano dove si trova l’organizzazione e dove spera di essere in un momento futuro. Poiché lo scopo della gestione strategica è lo sviluppo di piani efficaci a lungo raggio, i concetti vengono utilizzati in modo intercambiabile. Un prodotto del processo di pianificazione a lungo termine è lo sviluppo di strategie a livello aziendale, i piani a lungo raggio forniscono un tema per l’organizzazione, utile per formulare e valutare obiettivi, piani e politiche. La pianificazione aiuta nell’anticipazione di importanti questioni strategiche, migliora la capacità di un’impresa di riconoscere i cambiamenti ambientali e di avviare corsi d’azione per prevenire potenziali problemi, contribuisce all’assegnazione di risorse discrezionali; costi futuri e i rendimenti di varie alternative possono essere più facilmente anticipati.

D’altra parte, la struttura di un’organizzazione è il modo in cui i pezzi dell’organizzazione si uniscono internamente. Affinché l’organizzazione realizzi i propri piani, la strategia e la struttura devono essere intrecciate senza soluzione di continuità. In altre parole, con il termine struttura organizzativa si intende il modo in cui un’azienda pensa alla gerarchia, assegna le attività al personale e assicura che la forza lavoro lavori in modo collaborativo per raggiungere un obiettivo comune. L’obiettivo è quello di evitare la sovrapposizione dei compiti e la confusione della forza lavoro. La struttura organizzativa non è semplicemente un organigramma, è tutte le persone, le posizioni, le procedure, i processi, la cultura, la tecnologia e gli elementi correlati che compongono l’organizzazione. Definisce il modo in cui tutti i pezzi, le parti e i processi lavorano insieme. Questa struttura deve essere totalmente integrata con la strategia affinché l’organizzazione raggiunga la sua missione e i suoi obiettivi. Ogni parte, ogni persona che lavora è focalizzata sul supporto della visione e della direzione. Come tutto è fatto e tutto funziona deve essere integrato in modo che tutto lo sforzo e le risorse supportino la strategia.

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